Møder i kalenderen gør os mindre produktive

Hvis man har en aftale i kalenderen, føles timen op til aftalen kortere, end den samme time ville have gjort, hvis der ikke var et møde i kalenderen. Det påvirker, hvor meget vi får lavet, viser undersøgelser gennemført af forskere fra det amerikanske universitet Ohio State University.

– Der er mange grunde til, at tid kan føles kortere og mindre produktiv op til en aftale. Eksempelvis at man skal forberede sig eller har behov for en mental pause. Men selv når vi tager højde for det, kan vi se, at tiden føles kortere, forklarer Selin Malkoc, der er professor i marketing på Ohio State University. Han har været med til at undersøge, hvordan vi opfatter tid.

– Vi mener, det handler om, at når tiden har en bagkant, så tænker folk på, at den tid, de har til rådighed, snart slutter. Det kan få tiden til at føles begrænsende og utilstrækkelig. Den fremtidige aftale distraherer simpelthen vores opmærksomhed væk fra den tid, som vi er i nu. 

Mødedage vs. mødefri dage

Som leder bør man derfor være opmærksom på, hvordan medarbejdernes dag er struktureret. En løsning kan være at have ’mødedage’, hvor man har møderne tæt på hinanden, og så mødefrie dage, hvor man kan få lavet andre opgaver. Hvorvidt det er muligt, kommer selvfølgelig an på, hvilket job man har.

– Personligt prøver jeg at ofre en dag til møder for at vinde en uforstyrret dag. Det er selvfølgelig ikke altid muligt, og så prøver jeg at fortælle mig selv, at tiden ikke er så kort, som den føles. Det er ikke en perfekt løsning, men det hjælper, siger Selin Malkoc. 

Husk pauser

Henrik Lambrecht Lund forsker i arbejdstid på Roskilde Universitet og mener også, at det kan være en god idé at samle møderne. Men han forklarer, at man bør passe på med at planlægge væg-til-vægmøder, så man eksempelvis har et møde fra 10 til 11 og et møde fra 11 til 12.

– Vores hjerne har brug for en transaktionsperiode imellem to aftaler, hvor man kan tænke over og følge op på det, man kommer fra og indstille sig på det nye, man skal deltage i. Ofte planlægger vi møder, som varer halve eller hele timer. Overvej, om det kan være en idé at lave et møde, der eksempelvis varer fra 10-10.50 i stedet, siger han. Samtidig kan det også være godt at have med i planlægningen, at der er forskel på møder.

– Nogle møder er mere rutineprægede. Et fast møde hver fredag, hvor man i fællesskab samler op på ugen, der er gået, vil formentlig ikke tage så meget af vores opmærksomhed i tiden op til, at mødet foregår. Hvorimod andre mindre rutineprægede møder kan kræve meget af vores opmærksomhed, siger han.

Kilde: When an Hour Feels Shorter: Future Boundary Tasks Alter Consumption by Contracting Time, Journal of Consumer Research